Inteligencia artificial
IA con tus documentos: cómo preparar un asistente útil
Un asistente interno necesita algo más que acceso a documentos. Debe encontrar la información adecuada, respetar los permisos de quien pregunta y reconocer cuándo no hay una respuesta respaldada.
1 — Define a quién ayuda y para qué
Elige una necesidad concreta: localizar procedimientos, resolver dudas sobre un catálogo o encontrar condiciones en documentación interna. Cubrir toda la empresa desde el primer día hace más difícil evaluar el resultado.
Recoge preguntas reales con la respuesta esperada y la fuente que la respalda. Incluye consultas ambiguas, preguntas sin respuesta y documentos contradictorios. Ese conjunto servirá para decidir si la solución mejora el trabajo.
2 — Ordena las fuentes y los permisos
Revisa qué documentos están vigentes, quién es responsable y quién puede consultarlos. El asistente no debe ampliar el acceso a información respecto al sistema de origen.
Define cómo se incorporan cambios, se retiran documentos y se resuelven versiones en conflicto. Una respuesta bien redactada basada en un procedimiento antiguo sigue siendo incorrecta.
- Propietario, versión y fecha de revisión por fuente.
- Permisos comprobados antes de recuperar contenido.
- Actualización y retirada de documentos.
- Datos de prueba sin información sensible innecesaria.
3 — Entiende qué aporta la búsqueda documental
En la recuperación aumentada, o RAG, la aplicación busca fragmentos relevantes y los facilita al modelo como contexto. Puede así usar información propia y aportar referencias. Microsoft describe este patrón y la evaluación por fases en su guía de diseño de RAG.
La búsqueda no garantiza aciertos. Comprueba tanto si encontró el contenido adecuado como si la respuesta se apoya realmente en él. Mostrar una cita no sustituye esa comprobación.
4 — Evalúa utilidad, errores y coste
Revisa respuestas correctas, incompletas y no respaldadas. Comprueba si el asistente sabe abstenerse. Mide el esfuerzo humano de validar respuestas y el coste de consulta, búsqueda y mantenimiento.
Antes de permitir modificar registros o enviar mensajes, separa recomendación y ejecución. Define límites y aprobación humana para acciones relevantes. Un piloto de consulta puede aportar valor sin permiso para cambiar nada.
5 — Pide una entrega que puedas operar
Pide fuentes conectadas, reglas de acceso, evaluación inicial, monitorización y un responsable de incidencias. Documenta cómo actualizar el conocimiento y desactivar funcionalidades si su comportamiento deja de ser aceptable.
En YUMI tratamos la IA como parte del proceso. Una búsqueda convencional o una regla sencilla siguen siendo opciones cuando resuelven mejor la necesidad.